PROCEDURE INTERNE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS EMIS PAR LE  LANCEUR D’ALERTE

LES CONDITIONS DE RECUEIL DES SIGNALEMENTS

1.1.  L’auteur du signalement

L’auteur du signalement est une personne physique qui peut être un membre du personnel, une personne dont la relation de travail s’est terminée lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation, une personne qui s’est portée candidate à un emploi au sein de l’entité concernée lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature. Il peut aussi s’agir des actionnaires, associés, ou titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale de l’entité, des membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance, des collaborateurs extérieurs et occasionnels, des cocontractants de l’entité concernée, sous-traitants ou, lorsqu’il s’agit de personnes morales, des membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi que des membres de leur personnel.

Il agit sans contrepartie financière directe et de bonne foi.

1.2.  Le contenu du signalement

Tout signalement doit comporter, sous peine d’irrecevabilité :

• Les faits, informations ou documents de nature à étayer le signalement lorsque de tels éléments sont à la disposition de son auteur afin d’établir la qualification d’au moins une des infractions suivantes :
• Un crime ou un délit,
• Une menace ou un préjudice pour l’intérêt général,
• Une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation du droit international ou de l’Union européenne,
• Une violation de la loi.

1.3.  La saisine du référent

URBASOLAR met à disposition du lanceur d’alerte un registre spécial permettant de consigner tous les signalements. Ce registre sera tenu par le référent en la personne d’Ingrid Andoche et sera consultable à tout moment par les membres du CSE.

Tout signalement doit être transmis par écrit par courrier recommandé avec avis de réception adressé sous pli confidentiel à l’attention de son supérieur hiérarchique direct ou indirect, ou du référent et contenir des faits précis, des informations ou des documents destinés à appuyer son signalement.

Le lanceur d’alerte devra justifier de sa qualité à agir dans son signalement. Le référent pourra, s’il le juge nécessaire, demander des informations complémentaires permettant de justifier que le lanceur d’alerte est une personne autorisée à effectuer un signalement conformément aux dispositions prévues au 1.1.

A titre exceptionnel le lanceur d’alerte qui souhaite rester anonyme, pourrait effectuer un signalement qui ne pourrait être traité qu’à la condition que la gravité des faits soit établie et que le lanceur d’alerte fournisse des éléments factuels suffisamment détaillés. Il reviendra alors au destinataire du signalement d’apprécier l’opportunité de prendre en compte ou non cette alerte.

Les signalements seront retranscrits par le référent dans le registre spécial et datés.

Un accusé de réception est envoyé à l’auteur du signalement dans un délai de 7 jours à compter de l’accusé réception postal de son signalement. Il mentionne :

• Le délai raisonnable et prévisible nécessaire à l’examen de la recevabilité du signalement.
• Les modalités selon lesquelles l’auteur du signalement sera informé des suites données à son signalement

1.4.  La recevabilité du signalement

 Le référent examine la recevabilité du signalement au regard des critères mentionnés aux points 1.1 , 1.2 et 1.3 de la présente procédure.

Il informe l’auteur du signalement du caractère recevable ou non de son signalement dans le délai prévu au point 1.3.

1.5.  Les suites à donner au signalement

 En cas de signalement jugé recevable, le référent prend toute mesure utile afin de faire cesser l’infraction, notamment en prenant attache avec la personne à même d’y mettre fin.

Ainsi, le référent pourra saisir les services internes de la Société nécessaire à l’examen de l’alerte et à la détermination des mesures à prendre.

En cas de signalement jugé recevable, il sera communiqué par écrit au lanceur d’alerte, dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.

En cas d’irrecevabilité du signalement, le référent clôt la procédure après en avoir informé par écrit avec accusé de réception l’auteur du signalement et les personnes visées par celui-ci. Dès lors, les données relatives au signalement sont détruites dans un délai qui ne peut excéder deux mois après la clôture de la procédure.

2.  LE RESPECT DES EXIGENCES EN TERMES DE CONFIDENTIALITE

La confidentialité et l’intégrité des informations recueillies dans un signalement sont garanties par la Société et plus particulièrement l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées et de tout tiers mentionné dans le signalement est garantie.

Ainsi, le référent et toutes les personnes devant travailler en interne sur le signalement devront signer un accord de confidentialité renforcé. Et l’accès aux informations sera interdit aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaitre.

Ainsi ces informations ne seront transmises à des tiers uniquement si cette communication est nécessaire pour le traitement du signalement, notamment aux autorités judiciaires dans certains cas. Le lanceur d’alerte en sera alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.

Version mise à jour le 21 février 2023